المهام والمسؤوليات:
* إدارة وتنسيق المواعيد، والاجتماعات، وجداول الأعمال اليومية للإدارة.
* استقبال وتوجيه المراسلات، والمكالمات، ورسائل البريد الإلكتروني، والرد عليها بمهنية.
* صياغة وتنسيق الخطابات، والتعاميم، والتقارير الإدارية.
* تنظيم وحفظ الملفات والمستندات لضمان سهولة وسرعة استرجاع المعلومات.
* استخدام البرامج المكتبية وجداول البيانات (مثل Google Sheets و MS Office) لمتابعة المهام وإعداد التقارير الدورية.
* التنسيق الفعال مع مدراء الأقسام (كالمبيعات، المحاسبة، والتشغيل) لضمان انسيابية سير العمل.
الشروط والمتطلبات:
* خبرة عملية موثقة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية.
* إجادة تامة لاستخدام الحاسب الآلي وتطبيقات الأوفيس (Word, Excel).
* مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة عالية على إدارة الوقت وترتيب الأولويات بكفاءة.
* مستوى متقدم في مهارات التواصل الفعال (كتابياً وشفهياً).
* إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.
* الدقة، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المهام المتعددة بمرونة.
We are looking for a highly qualified and experienced secretary to join our team and contribute to the professional organization and management of administrative and office tasks, as well as support management in coordinating between different departments.
Duties and Responsibilities:
* Managing and coordinating appointments, meetings, and daily schedules for management.
* Receiving, directing, and responding to correspondence, calls, and emails professionally.
* Drafting and formatting letters, circulars, and administrative reports.
* Organizing and maintaining files and documents to ensure easy and quick information retrieval.
* Using office software and spreadsheets (such as Google Sheets and MS Office) to track tasks and prepare periodic reports.
* Effective coordination with department managers (such as sales, accounting, and operations) to ensure smooth workflow.
Requirements:
* At least 5 years of documented experience in secretarial work or office administration.
* Full proficiency in computer use a